Quarta-feira, fim de tarde, e te chamam para uma reunião em que um material “importantíssimo” será apresentado.
Todo mundo larga o que está fazendo e entra na reunião, torcendo para que ela não passe das 17h.
Ao entrar na sala você repara no número que aparece no rodapé da projeção: 163 slides.

São 17h43 e todos já sabem de uma coisa: aquele PPT que não leva a lugar nenhum poderia ter sido um e-mail.
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Quem nunca?

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Embora todo mundo já tenha passado por essa experiência, nós ainda gostamos de boas apresentações — o problema é como elas são mal utilizadas (e mal montadas).

Também sabemos que montar uma apresentação caprichada pode dar bastante trabalho e tomar um tempo que ninguém tem.

Por isso separamos duas alternativas ao PPT, e se em último caso ele for necessário, algumas práticas de ouro que transformaram a forma como montamos nossas apresentações.

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Alternativa 1: Six-Page Memo (muito utilizado pela Amazon)

Parece contraintuitivo, mas a Amazon descobriu que um memo enxuto e bem escrito, que toma os primeiros 15 ou 20 minutos de uma reunião, é muito mais eficaz para que as pessoas tomem decisões rápidas com menos discussões.

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Montar um Memo também é rápido:

1. Escreva uma Introdução enxuta;
2. Defina os Objetivos da reunião;
3. Anote as Premissas que todos devem saber;
4. Compartilhe o status dos trabalhos em execução;
5. Escreva de forma pragmática os aprendizados até o momento;
6. Compartilhe as prioridades estratégicas envolvidas.

Esse formato é subestimado, mas que vale a pena pesquisar e testar.

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Alternativa 2: Substitua a reunião por uma micro-oficina no estilo Light Decision Jam (nós temos um guia de Sessões Rápidas para Deliberação, que vamos colocar nos comentários).

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Mas se o PPT é inevitável, aqui vão 6 dicas de ouro:

1. Você é a Apresentação, por isso foque no conteúdo falado.
2. Use os slides como suporte e mantenha o visual absurdamente simples.
3. Nunca coloque mais de 6 itens em uma lista — o 7º item consome 500% mais energia para ser processado!
4. Abuse do alto contraste para garantir legibilidade.
5. Busque ilustrar o que será falado ao invés de complementar.
6. Conclua com uma pergunta para iniciar a discussão, um "CTA" (call to action) claro ou uma conclusão objetiva (o slide de ‘obrigado’ não é o crucial aqui).
7. ‍

Lembre-se que você pode salvar alguém de um piripaque de tédio, e compartilhe esse material!