Papo Reto. Os OKRs estão ficando cada vez mais populares, então por que os designers ficariam de fora para aplicar essa técnica no início dos seus projetos projetos?

Bom, os OKRs estão por aí ten uns 30 anos e eles começaram a ganhar bastante popularidade recentemente, porque é uma ótima forma de você descobrir rapidamente quais as motivações e as expectativas por trás de um projeto.

A sigla contempla dois itens cruciais para qualquer tipo de projeto:

Quais os objetivos desse trabalho que está sendo feito e quais os resultados esperados em cima desse trabalho?

E quando a gente adapta essa abordagem para projetos de design, a gente só tem que tomar cuidado para não menosprezar a profundidade e uma eventual complexidade que esses objetivos e esses resultados chave podem envolver no projeto.

Por exemplo: Os objetivos eles podem ser agrupados em objetivos mais estratégicos relacionados a metas de negócio e outros objetivos mais pontuais e específicos do projeto em si. E os resultados esperados - as metas - elas são ainda mais delicadas e variadas e a gente tem que tomar cuidado para não simplificar tudo a meros KPIs com um número que tem que ser alcançado.

A gente tem que tomar cuidado. A gente já encontrou pelo menos 4 tipos de indicadores muito importantes:

1. Indicadores Estratégicos;
2. Indicadores de Atividade;
3. Indicadores de Gestão e ;
4. os Indicadores de Performance, os famosos KPIs

Em alguns projetos a gente consegue encontrar os quatro tipos de indicadores acontecendo ali de uma forma complexa e conectados entre si.

Então, nem sempre é fácil saber o que causou uma mudança de um indicador ou outro, porque tem muita coisa acontecendo, muitas causas gerando diversos efeitos. Nem sempre é fácil ter um controle ali.

Então é sempre bom a gente gastar um tempo tentando entender esses elementos e, principalmente, como eles estão relacionados aos objetivos apresentados de uma forma direta ou indireta.

Na dúvida, quando for iniciar um projeto ou levantar algumas perguntinhas básicas:

Quais são os grandes objetivos estratégicos ou de negócio relacionados ao projeto, é claro, mas dentro de um ou dois anos?

Quais são os resultados esperados e que representam que a empresa ou a equipe conseguiu chegar nesses objetivos definidos?

Como que o projeto se relaciona direta ou indiretamente a esses objetivos e esses resultados?

É possível quebrar esse grande objetivo e esses grandes resultados em bloquinhos menores de três ou seis meses e ter metas mais específicas para esses prazos mais curtos?

Como que o projeto consegue atender nesses prazos mais curtos?

Às vezes a gente tem que esperar um pouco mais de tempo para ele maturar e começar a ter o impacto esperado.

Às vezes se houver uma falta de entendimento sobre esses objetivos, esses resultados esperados, a gente pode levantar uma bandeirinha de preocupação em relação ao por que a gente está fazendo esse projeto mesmo?

E aí levar a conversa com um nível talvez um pouco mais estratégico sobre o que deveria ser feito de verdade.

O bom de ter esses objetivos e informações compartilhadas com o time do projeto e que ela vai proporcionar uma certa clareza e transparência sobre as atividades que vão ser feitas.

Entendendo essas motivações por trás dos trabalhos que vão ser realizados, é comum que apareça um senso de união em direção a esse destino comum, compartilhado ali pelo grupo, porque agora todo mundo sabe os objetivos e o que é esperado sobre o trabalho.

Fora que ter essas informações compartilhadas com todo mundo, ajuda a saber o que é importante ou não fazer, porque talvez uma ideia ou uma tarefa que apareceu DO NADA e ia tomar horas de trabalho de alguém para ser feito, nem precisa ser feito na verdade, porque ela não está conectada ao que foi definido inicialmente.

É só uma futilidade fantasiada de urgência.

E isso serve tanto pra nível operacional quanto pra galera do nível de gerência ou em níveis mais altos.

Então todo mundo tem que ficar ligado para continuar no caminho que foi combinado ali no começo.

O único cuidado que a gente precisa ter é pra não colocar metas impossíveis ou muito rígidas no início de um projeto, porque elas podem sufocar a criatividade e limitar aquela liberdade única que a gente tem num projeto de design, onde a gente pode realmente buscar algo novo e diferente.

E isso fica ainda mais crítico quando a gente está falando de um projeto que envolve inovação.

E independente se você vai usar OKR ou qualquer outro formato, entender os indicadores e as expectativas por trás de um projeto logo quando ele está no início, é sempre muito importante para ajudar a gente a calibrar as expectativas e reduzir, às vezes até alguns retrabalhos no projeto.

E só pra reforçar: O formato de OKRs pode ir muito além de um acompanhamento de escopo de projeto.

Ele pode funcionar como uma abordagem de gestão de metas e objetivos operacionais e estratégicos, porque ela facilita o acompanhamento dos resultados dos trabalhos com mais agilidade, até para fazer alguma revisão, se for necessário.

E uma curiosidade que a gente percebeu ao longo dos anos usando os OKRs é que, embora eles sejam muito conhecidos e populares no mundo ágil, o pessoal que trabalha nos formatos mais tradicionais também gostariam de degustar um pouquinho de agilidade e um novo projeto é sempre uma boa oportunidade para testar alguma coisa nova, não é verdade?

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Então fica a dica.